Elektronische Rechnung – So klingelt Ihre Kasse schneller

Unkompliziert im Handling, schnell und bis zu 80 Prozent günstiger – Elektronische Rechnungen sind für so gut wie jeden Betrieb wirtschaftlich. Der fränkische IT-Dienstleister nasdo AG verrät Mittelständlern sechs Gründe, wieso sich der Umstieg auf E-Rechnungen lohnt.

Rechnungen stellen, heißt Geld erwarten. Und trotzdem assoziieren viele Unternehmen wenig Positives damit und denken zuerst an Papierkrieg. Dieser Gedanke ist heute aber nicht mehr zeitgemäß. Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 lässt sich die Faktura sehr einfach auch elektronisch abwickeln.

Diesen Vorteil erkennen immer mehr Unternehmen. Laut der EU-Kommission lassen sich gegenüber manueller Bearbeitung mit der E-Rechnung bis zu 80 Prozent der Kosten einsparen. Der IT-Dienstleister nasdo AG nennt Mittelständlern sechs Gründe, wieso sich der Umstieg jetzt lohnt.

• Steuerrechtlich anerkannt

Noch immer denken manche Geschäftsführer, dass elektronische Rechnungen steuerrechtlich nicht anerkannt sind. Ein Irrtum: Seit Juli 2011 ist in Deutschland gemäß dem Steuervereinfachungsgesetz die E-Rechnung den klassischen Papierrechnungen gleichgestellt und somit für Geschäftsprozesse legitim.

• Mehr Versandmethoden

Jede Rechnung in ein Kuvert packen, Briefe frankieren und zur Post bringen, ist aufwendig. Schneller geht es mit der E-Rechnung: Diese lässt sich ganz der Möglichkeiten des World Wide Web auf vielfältige Weise versenden: Via E-Mail, als E-Post oder Web-Download.

• Perfekt integriert

Fachhändler und E-Shop-Betreiber kennen es zu Gute: Copy paste, copy paste… Erst die Rechnung im Warenwirtschaftssystem – oder schlimmstenfalls sogar noch manuell – erstellen, dann herausspeichern, drucken oder an die Kunden-E-Mail anhängen. Moderne Warenwirtschaftssysteme wie SelectLine erstellen und versenden E-Rechnungen vollautomatisiert an die gewünschte E-Mailadresse. Spezialisierte IT-Dienstleister wie die nasdo AG unterstützen Unternehmen bei der Einführung als auch Betreuung solcher Systeme.

• Kosten senken

E-Rechnungen sind nicht nur schneller bei den Kunden, sie sparen auch Geld und schonen die Umwelt: So fallen – außer den Gebühren für IT und den E-Mail Provider – keine Kosten für Papier, Druck oder Versand an.

• Liquidität erhöhen

Der Mehrwert an Zeitersparnis macht nicht nur interne Ressourcen frei. Durch den schnelleren Versand und die komfortableren Bearbeitungsmöglichkeiten des Auftraggebers, verkürzt sich der Zeitpunkt bis zur Überweisung enorm, sodass das Geld schneller auf Ihrem Konto eingeht.

• Papierchaos ade

In welchem Ordner war gleich nochmal die Rechnung des Kunden X? – Irrelevant! Wie jedes andere Dokument lassen sich auch E-Rechnungen zentral und sauber benannt ablegen. Der Vorteil: Es kann genau festgelegt werden, wer von wo aus auf die Rechnungen zugreifen kann – und zwar zu jeder Zeit.

Keine Frage: E-Rechnungen sind wirtschaftlich. Doch auch hier gilt: Wenn Unternehmen die E-Rechnung einführen, müssen sie diesen Prozess zuvor mit dem Empfänger abstimmen und weiterhin alle standardmäßigen Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes § 14 beachten.

Für alle Fragen rundum E-Rechnungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung

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Bildquelle: Flickr: Dennis Skley, CC BY-ND 2.0